První čtyři měsíce každého kalendářního roku jsou pro mzdové účetní pracovně vždy nejnáročnější. Kromě zpracovávání účetních závěrek (závěrek mzdových listů) a dalších úkolů majících vazbu na uplynutí kalendářního roku musí zajistit mimo jiné i splnění povinností souvisejících s vedením evidence o důchodovém pojištění svých zaměstnanců.
1. Úvod
První čtyři měsíce každého kalendářního roku jsou pro mzdové účetní pracovně vždy nejnáročnější. Kromě zpracovávání účetních závěrek (závěrek mzdových listů) a dalších úkolů majících vazbu na uplynutí kalendářního roku musí zajistit mimo jiné i splnění povinností souvisejících s vedením evidence o důchodovém pojištění svých zaměstnanců. Mezi tyto povinnosti patří (slovy nynějšího znění § 38 odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů - dále jen „zákon č. 582/1991 Sb.“) zapsat za každý kalendářní rok po účetní závěrce, popř. závěrce mzdových listů, nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku, příslušné údaje do evidenčního listu důchodového pojištění (dále jen „ELDP“).
Plnění této povinnosti v letošním roce má však kromě obecného významu ještě význam další - zvláštní a svým způsobem revoluční. Naposledy se údaje o době pojištění za rok 2003 vykazují ještě na starých tiskopisech ELDP. Tyto ELDP vedené před 1. 1. 2004 budou po vyplnění údajů roku 2003 postupovány v průběhu roku 2004 na základě písemné výzvy okresních správ sociálního zabezpečení, v Praze Pražské správy sociálního zabezpečení (dále jen „OSSZ“), do centrální evidence České správy sociálního zabezpečení (dále jen „ČSSZ“). V případech vymezených ust. § 39 odst. 1 citovaného zákona se tyto ELDP budou odesílat orgánům ministerstev vnitra, obrany a spravedlnosti.
Dnem 1. ledna 2004 totiž nabyl účinnosti zákon č. 424/2003 Sb., kterým se mění zák. č. 582/1991 Sb. a některé další zákony. Článek I tohoto zákona novelizující právě zák. č. 582/1991 Sb. přitom obsahuje především řadu změn, týkajících se agendy vedení a předkládání ELDP po 31. 12. 2003. Smyslem tohoto příspěvku je umožnit snazší orientaci v nové právní úpravě, která nemusí být pro každého zcela přehledná, přinést informace o jejich příčinách a upozornit na informace prospěšné pro zdárné provádění této agendy.
2. Smysl nové právní úpravy
Nová právní úprava sleduje několik cílů; přitom bylo snahou, aby podstatné změny příliš nezatížily ty, kdo je budou svou téměř každodenní prací naplňovat - pořadí těchto cílů, jak budou dále seřazeny, ovšem nevypovídá nic o jejich prioritách. Všechny je třeba pokládat za rovnocenné.
a) Posílení právních jistot občanů
Řada žadatelů o důchod často až z výpisu dob pojištění, který je výsledkem předstihového řízení, zjišťuje, že někteří z jejich bývalých zaměstnavatelů neodeslali ELDP, takže o jejich zaměstnání v určité době nemá ČSSZ žádné záznamy. Příčinou tohoto nedostatku může být neznalost takového zaměstnavatele či přímo jeho některé negativní vlastnosti, popř. - zejména u malých organizací - chybná interpretace pojmu „organizace“ v části třetí, hlavě druhé zákonač. 582/1991 Sb., zatímco pro účely nemocenského pojištění je pojem „organizace“ odlišován od pojmu „malá organizace“ (viz § 17 odst. 1 a 3 zákon č. 582/1991 Sb.), pro účely důchodového pojištění toto dělení neplatí (viz § 35a odst. 1 zákon č. 582/1991 Sb.). Zjednodušeně uvedeno: každý zaměstnavatel je povinen vést pro své zaměstnance, kteří u něho pracují ve vztahu zakládajicím účast na důchodovém pojištění, ELDP.
Protože obstarávání rekonstrukce ELDP, popř. získávání jiných dokladů, kterými by bylo možno alespoň některé údaje uváděné na ELDP (resp. na dřívějších evidenčních listech důchodového zabezpečení a dalších předchozích obdobných dokladech) prokazovat, je spojeno s časově i jinak náročnými postupy a často ani nevede k patřičnému výsledku, což se nepříznivě odráží ve výši důchodu a někdy dokonce ohrožuje či znemožňuje prokázání nároku na něj, zavádějí se počínaje kalendářním rokem 2004 tzv. jednoroční ELDP. Ty budou vyhotovovány trojmo [formy vyhotovení budou popsány dále pod písm. d) s tím, že jeden stejnopis bude - jako dosud - zasílán ČSSZ prostřednictvím OSSZ, druhý bude proti podpisu předán zaměstnanci, jehož se týká, a třetí si zaměstnavatel uschová po dobu tří kalendářních roků následujících po roce, kterého se ELDP týká.
V souvislosti s tím bylo zavedeno i nové řízení o sporu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem o obsah ELDP. Zaměstnanec může - v případě, že se nedohodne se svým zaměstnavatelem „po dobrém“ - do 30 dnů ode dne převzetí stejnopisu ELDP požádat OSSZ o rozhodnutí takového sporu. Proti rozhodnutí OSSZ pak lze podat do 15 dnů od jeho doručení odvolání k ČSSZ a proti jejímu rozhodnutí do dvou měsíců od jeho doručení žalobu ke krajskému (v Praze k Městskému) soudu.
b) Příprava na plnění úkolů souvisejících s členstvím ČR v EU
Vstupem ČR do EU se budou postupně „otvírat hranice pro pohyb pracovní síly“. Tato „pracovní migrace“, týkající se zaměstnávání občanů členských států v ČR a naopak našich občanů ve státech EU, bude znamenat neustálé, ale hlavně operativní vzájemné kontakty nositelů sociálního pojištění v zúčastněných státech. Zatímco ve „starých“ členských státech jsou pro tento účel vybudovány registry pojištěnců, které často umožňují nadneseně uvedeno „spojení on-line“, v ČR takový registr zatím neexistuje. V zákoně č. 424/2003 Sb. se s jeho vytvořením počítá - viz čl. I body 18, 23, 24 a další - ovšem až do 1. července 2005; zavedení „jednoročních“ ELDP je tak vlastně jedním z nezbytných přípravných kroků pro „naplňování“ tohoto registru.
c) Zvýšení informovanosti občanů o jejich důchodových nárocích
Předstihové řízení, o němž již byla zmínka v písm a), které bylo v době svého vzniku moderní a pro tehdejší potřeby postačující, postupně ve své podobě a ve vztahu k vývoji společnosti i techniky dožívá. Proto se připravuje jeho podstatné rozšíření, ovšem vzhledem k náročnosti přebudování programového zabezpečení výpočetní techniky v ČSSZ až od roku 2006. Podrobnosti s tím související je prozatím předčasné uvádět, tedy alespoň jednu pozitivní informaci pro zaměstnavatele: v souvislosti s tím zanikne i jedna z povinností, totiž žádat pro své zaměstnance zahájení tohoto řízení.
Samozřejmě - zavedení jednoročních ELDP je krokem nezbytným i pro tento cíl.
d) Rozšíření využití telekomunikačních možností
Na první pohled by mohlo zavedení jednoročních ELDP vyvolat dojem zmnožení nejen administrativy, ale především „prostého papírování“; to by v současnosti bylo nepochybně značným krokem zpět. Na druhý pohled by důraz na využívání moderních (a často nikoli levných) telekomunikačních prostředků mohlo být chápáno jako další útok proti „malým živnostníkům“.
Věřme, že třetí - střízlivý - pohled bude ten pravý. Vyplňování ELDP bude napříště možné trojím způsobem, přičemž ovšem v průběhu roku 2004 přichází zatím v úvahu stále ještě pouze možnost první, neboť další dva způsoby předpokládají vytvoření technického zázemí, a to jak na straně orgánů sociálního zabezpečení, tak i zaměstnavatelů (§ 123e zák č. 582/1991 Sb. - kvalifikovaný certifikát vydaný akreditovanou certifikační autoritou a zaručené elektronické podpisy, založené na kvalifikovaných certifikátech):
1. klasicky papírovým, přičemž vyplnění tohoto tiskopisu je možné buď psacím strojem (na OSSZ jsou k tomuto účelu k dispozici trojlisté tiskopisy s průpisovou vrstvou), nebo za využití výpočetní techniky prostřednictvím programu, vystaveného na webových stránkách ČSSZ (www.cssz.cz). Pro tento účel je k dispozici jednostránkový tiskopis ELDP, neboť vyhotovení dvou stejnopisů umožní výpočetní technika.
2. pevnými nosiči dat (CD a disketa);
3. elektronickým přenosem ve formě datových vět.
Z těchto tří možností si jistě každý zaměstnavatel - právě podle svých, jistě pečlivě zkalkulovaných potřeb - zvolí tu vyhovující právě jemu.
3. Vlastní provádění agendy ELDP
Vzhledem k tomu, že změn souvisejících s popisovanou novou právní úpravou je značné množství, zveřejnila ČSSZ na svých webových stránkách dvě rozsáhlé pomůcky pro tento účel (cesta: www.cssz.cz, Tiskopisy, Tiskopisy důchodového pojištění, 89 381 1 - Všeobecné zásady platné od 1. ledna 2004 pro vyplňování ELDP a 89 383 1 - Metodická pomůcka k vyplňování evidenčních listů důchodového pojištění od 1.1. 2004). Jsou natolik podrobné, že jejich další komentář by byl patrně zbytečný.
Získejte orientaci v důchodovém pojištění jako celku včetně aktuálních změn a naučte se využívat elektronický přenos evidenčních listů důchodového pojištění! Stačí jen přijít na seminář v Praze nebo v Brně.
