Bez ohledu na formu pracovněprávního vztahu musí být každému zaměstnanci založen mzdový list. Zákon o dani z příjmů stanoví povinné náležitosti mzdového listu. Další náležitosti mzdového listu lze dovodit ze zákona o nemocenském pojištění (likvidace dávek nemocenského pojištění) a zákona o mzdě (výpočet průměrného výdělku). Mzdový list musí obsahovat:
jméno a příjmení poplatníka včetně rodného jména;
2. rodné číslo;
3. bydliště;
4. jména a rodná čísla osob ve společné domácnosti, které poplatník uplatňuje pro odečet nezdanitelných částek ze základu daně, výši jednotlivých nezdanitelných částek s uvedením důvodu jejich uznání;
Za každý kalendářní měsíc:
5. úhrn plátcem zúčtovaných příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků v peněžní i nepeněžní formě včetně 1% vstupní ceny motorového vozidla poskytnutého zaměstnanci nejen ke služebním účelům, náhrady cestovních výdajů nad limity uvedené v zákoně o cestovních náhradách;
6. částky osvobozené od daně z úhrnu mezd uvedených v bodě 5.( Jestliže existuje o těchto příjmech samostatná evidence, např. jde o zákonem povolenou výši úhrady závodního stravování, poskytnutí rekreace z FKSP apod., není nutné tyto údaje vést na mzdových listech.);
7. výši pojistného (Jde o pojistné na sociální zabezpečení včetně příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a všeobecné zdravotní pojištění.);
8. základ pro výpočet zálohy na daň;
9. nezdanitelné částky snižující základ daně pro výpočet daňové zálohy z měsíční mzdy; Tento údaje se uvádí pouze u poplatníků, kteří podepsali „Prohlášení“ a uplatňují nezdanitelné částky. Stačí uvést úhrn nezdanitelných částek souhrnně, je-li ze záhlaví mzdového listu patrná jejich struktura. Zvlášť je třeba uvést měsíční nezdanitelnou částku odvozenou z předpokládané výše úroků z úvěru.
10. zdanitelnou mzdu pro výpočet zálohy daně, která je u poplatníka uplatňujícího nezdanitelné částky snížena právě o tuto částku; V případě, že je úhrn nezdanitelných částek vyšší než měsíční základ (uvedeno pod bodem 8), je výše zdanitelné mzdy nulová. U poplatníka, který nemá podepsáno „Prohlášení“, se zdanitelná mzda rovná základu pro výpočet zálohy na daň.
11. výši sražené zálohy na daň podle jednotlivých měsíců nebo daň podle zvláštní sazby daně. Součet sražených záloh na daň za jednotlivé měsíce vstupuje do ročního zúčtování záloh u posledního plátce.
12. základ daně pro výpočet srážkové daně zvláštní sazbou;
13. součet údajů za zdaňovací období (rok) uvedených v bodech 5, 6, 7, 8, 11 ;
14. Pro výpočet dávek nemocenského pojištění je nutné vést počet dnů, po které náležel příjem nebo náhrada příjmu. Pro zjištění čerpání podpůrčí doby je nutné vést počet dnů, po které byly poskytovány nemocenské dávky a dávky při ošetřování člena rodiny. (Dávky při OČR nevstupují do podpůrčí doby). Tato evidence může být vedena samostatně např. jako příloha k mzdovému listu.
15. Pro výpočet průměrného výdělku je nutné vést samostatně mzdové složky mezd včetně práce přesčas a náhrady mzdy (též i pohotovost), které nevstupují do výpočtu průměrného výdělku. Z hlediska výplaty odměn splatných za delší období než kalendářní čtvrtletí je nutné evidovat započitatelnost poměrné části těchto odměn pro výpočet průměrného výdělku v dalších obdobích.
Mzdový list s předepsanými náležitostmi musí organizace vést ve všech případech příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků, tzn. i při příjmech za práci společníků a jednatelů společností s ručením omezeným a komanditistů komanditních společností apod.
Je-li mzdová agenda zpracována na počítači, je možné vést v průběhu roku údaje uvedené pod body 1. – 4. odděleně od ostatních údajů. Musí však být zajištěna jednoznačná návaznost podle jména, příjmení a osobních čísel zaměstnanců.
Mzdový list musí organizace archivovat nejméně po dobu 30 let následujících po roce, v němž byly učiněny poslední účetní záznamy ve mzdovém listě (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů).
Získejte návod na vytvoření jednoduchého, srozumitelného a vyhovujícího mzdového a personálního systému. Poradíme Vám, jak na to. Navštivte seminář Personální a mzdová agenda bez chyb.
