Zákon o účetnictví*) stanoví, že účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů (§ 8).
Co rozumíme pod pojmem vnitřní firemní předpisy?
K dosažení této povinnosti je třeba ve firmě dodržovat určitá pravidla. Tato pravidla jsou jednak pevně stanovena (např. zákonem o účetnictví a dalšími právními předpisy) a jednak si účetní jednotky sami mohou rozhodnout a stanovit v rámci vymezených norem své předpisy.
V literatuře se tato pravidla vymezená v účetní jednotce nazývají vnitropodnikové směrnice nebo vnitřní směrnice, interní předpisy apod.
Komu jsou určeny uvedené vzory vnitřních předpisů?
Uvedené vzory jsou určeny právnickým osobám účtujícím v souladu s vyhláškou č. 500/2002 Sb. a Českými účetními standardy pro podnikatele.
Proč je nutné ve firmě vydat vnitřní předpisy?
Smyslem předpisů je aplikovat zákonné normy podle konkrétních podmínek; z variantního řešení, které platné předpisy umožňují, vybrat to nejvhodnější, dále rozdělit pravomoc a odpovědnost za jednotlivé oblasti účetnictví z důvodů zkvalitnění řízení a umožnit tak následnou vnitřní i vnější kontrolu. Průkazně vedené účetnictví je samozřejmě předpokladem úspěšného zvládnutí daňové kontroly.
Při tvorbě předpisů je nesmírně důležité si uvědomit, že se sice týkají účetnictví, ale mnoho podkladů vzniká v jiných útvarech, než jsou účtárny. Podle našich zkušeností jsou zvláště slabým místem v podnicích komunikace mezi místy oprávněnými k uzavírání smluv a účtárnami, takže mnoho smluv o dílo, o nájmu, o půjčce a podobných se do účtáren dostanou pozdě nebo vůbec ne a vznikají nepříjemné problémy při auditu nebo daňové kontrole. Další, podle našich zkušeností ne výjimečnou záležitostí, jsou smlouvy, které jsou sice právně bezchybné, ale z hlediska daňového mají na firmu nepříjemné dopady, které by bylo možno při dobré vzájemné komunikaci jinou, věcným obsahem a právně rovnocennou, formulací vyloučit.
Některé dále uvedené směrnice nejsou výslovně žádným předpisem předepsány - například oběh účetních dokladů. Avšak vymezením oprávněnosti a odpovědnosti příslušných zaměstnanců, vypracování návaznosti pracovních postupů, včetně lhůt předání dokladů mezi jednotlivými pracovišti, je vytvořen základní předpoklad k vybudování funkčního systému ve firmě.
Kdy je třeba ve firmě vydat vnitřní předpisy?
Při zahájení podnikatelské činnosti (bez konkrétního rozhodnutí v určité oblasti např. v oblasti účtování zásob není možné začít účtovat, dále je třeba vymezit pravomoci a odpovědnost, včetně termínů plnění za jednotlivé činnosti apod.),
aktualizaci je třeba provést každoročně, vždy k začátku nového účetního období,
aktualizace v průběhu účetního období je třeba provádět tehdy, pokud se změní vnější podmínky (např. změny zákonů) nebo vnitřní podmínky (např. potřeba tvorby rezerv apod.)
Pravidlo zakotvené v zákoně o účetnictví*) : § 4 odst. 15
Účetní jednotky jsou povinny v příslušném účetním období použít účetní metody
podle § 4 odstavce 8 ve znění platném na počátku období.
Z výše uvedeného pravidla vyplývá, že pokud účetní jednotka přejde z účetního období kalendářního roku na hospodářský rok, potom pokračuje v průběhu celého jednoho účetního období podle účetních metod platných k prvnímu dni tohoto účetního období.
Jakým způsobem jsou vnitřní předpisy konstruovány?
Obecně platné metodické vymezení - dané zákonem o účetnictví, zákonem o daních z příjmů a dalšími právními předpisy - není nutné do vnitřních předpisů opisovat, stačí například odvolání na konkrétní zákon a paragraf, který danou problematiku vymezuje, a ve vnitřní směrnici pouze rozhodnout o variantním řešení, které závazný předpis nabízí a organizační zajištění dané oblasti (termíny, odpovědnost). V praxi se však v řadě oblastí osvědčilo stručně uvést v úvodu závazné metodické vymezení, především z důvodů častých změn v zákonech, neboť vnitřním předpisem máme podchycen i vývoj v jednotlivých letech a tím i usnadněné hledání průkazního materiálu při daňové kontrole.
Z výše uvedeného vyplývá, že vytvořit vnitřní firemní předpisy, které budou obecně platné pro všechny účetní jednotky (podniky, společnosti, družstva) není možné. Lze vytvořit pouze návod nebo pomůcku, o kterou je možno se „opřít“ při jejich vytváření a vkomponovat do těchto návodů co nejvíce možností, o kterých je třeba při tvorbě konkrétní směrnice na základě specifických podmínek a celkové orientace podniku rozhodnout při zachování rozumného rozsahu.
Výčet těchto vnitřních předpisů není a nemůže být úplný, jedná se o základní sestavu, která přichází v úvahu ve většině podnikatelských subjektů.
---------------------------------------------------
*) Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů (117/1994 Sb., 227/1997 Sb., 492/2000 Sb., 353/2001 Sb., 575/2002 Sb., 437/2003 Sb., úplné znění zákona o účetnictví bylo vyhlášeno zákonem č. 31/2004 Sb., dále 257/2004 Sb., 669/2004 Sb.)
Přehled vzorů zpracovaných vnitřních firemních předpisů
· Pravidla pro vnitropodnikové účetnictví
· Systém zpracování účetnictví
· Oběh účetních dokladů
· Dlouhodobý majetek a jeho evidence
· Zásoby a jejich evidence
· Zásady pro časové rozlišování nákladů a výnosů
· Zásady pro tvorbu dohadných položek
· Evidence valutových a devizových operací
· Zásady pro tvorbu a čerpání rezerv
· Zásady vedení pokladny
· Pracovní cesty a cestovní náhrady
· Stravování zaměstnanců
· Používání osobních ochranných pracovních prostředků
· Cenné papíry a podíly
· Oceňování majetku a závazků
· Drobný majetek a jeho evidence
· Podpisové vzory (vzory podpisových záznamů)
· Evidence přijatých a uskutečněných plnění – EU
· Evidence přijatých a uskutečněných plnění – tuzemsko
· Daň z přidané hodnoty – zálohy
· Daň z přidané hodnoty – EU
· Dobropisy, vrubopisy, slevy a jiná finanční zvýhodnění
· Firemní majetek soukromě používaný zaměstnanci
Zajímá Vás, jaký dopad má přechod účetnictví na výši základu daně z příjmů, zúčastněte se semináře, kterým Vás provede Ing. Zdenka Cardová.
