Ochrana osobních údajů v personalistice

Seminář je určen:

pracovníkům personálního oddělení společností, interním právníkům a dalším osobám zajímajícím se o personalistiku a nakládání s osobními údaji zaměstnanců

Cíl semináře:

poskytnutí přehledu o právní úpravě nakládání s osobními údaji v každodenní personalistické praxi, zejména s ohledem na účinnost nového nařízení EU o ochraně osobních údajů, tzv. GDPR, která nastala 25.5.2018.

Seminář se zaměří na uvedení chyb, kterých se zaměstnavatelé nejčastěji dopouštějí, i na sankce, jež jim za nedodržení povinností stanovených právními předpisy hrozí. Účastníci se dozvědí, jak mají při nakládání s osobními údaji zaměstnanců postupovat, a to jak vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů, tak vůči zaměstnancům, zájemcům o práci i bývalým pracovníkům. V rámci semináře bude zmíněno, jak je vhodné upravit interní dokumenty a rovněž i vnitřní postupy organizace, aby byly v souladu s právními předpisy.

Výklad bude zaměřen i na úpravu GDPR, kterou musejí všichni zaměstnavatelé implementovat – pokud jde o jejich postupy, pravidla a dokumentaci – již za necelý rok. Přitom je nutné si uvědomit, že GDPR neobsahuje specifická pravidla pro nakládání s osobními údaji zaměstnanců a postup implementace tak bude o to složitější. Nejdůležitější (a nejkomplikovanější) přitom je i v oblasti osobních údajů zaměstnanců přesně vědět, jaké procesy s osobními údaji v organizaci probíhají, tedy provést audit nakládání s údaji zaměstnanců. Teprve poté je možné začít implementovat nové postupy a pravidla, případně i upravit interní dokumentaci, zejména informace a souhlasy se zpracováváním údajů ze strany zaměstnanců (a zájemců o práci).  

Obsah (osnova) semináře:

1. Nakládání s osobními údaji zaměstnanců dle zákona o ochraně osobních údajů a GDPR

• Právní úprava v ČR a rizika vyplývající z porušení zákona

• Kontroly Úřadu pro ochranu osobních údajů
• Zákon o ochraně osobních údajů (stávající právní úprava)
• představení novinek, které přinese GDPR, zejména:
• informační povinnost vůči zaměstnancům
• vysvětlení případů, kdy je nutné mít souhlas zaměstnanců (kandidátů) a kdy má zaměstnavatel jiný titul ke zpracování, zejména plnění zákonných povinností nebo ochrana oprávněných zájmů
• vysvětlení práv zaměstnanců (kandidátů či dalších subjektů údajů), včetně nových práv dle GDPR, například právo na přenositelnost údajů nebo právo být zapomenut
• povinnost zabezpečit ochranu osobních údajů
• podmínky spolupráce se zpracovateli údajů, například externími mzdovými účtárnami, dodavateli software, závodními lékaři apod.

2. Praktické nakládání s údaji zaměstnanců – případy zpracování údajů zaměstnanců

• Nakládání s životopisy zájemců o práci (v průběhu výběrového řízení a po jeho skončení)
• Vedení osobního spisu zaměstnance a další povinné nakládání s údaji zaměstnanců
• Používání fotografií zaměstnanců (internet/intranet, zaměstnanecké průkazy)
• Implementace whisteblowing policy (ohlašování protiprávních jednání)
• Monitoring zaměstnanců, zejména
• emailové korespondence
• používání internetu zaměstnanci
• kamerové systémy
• nahrávání telefonních hovorů
• GPS ve služebních autech
• kontrola použití (využití) firemních počítačů
• Předávání osobních údajů do zahraničí, typicky mateřské společnosti
• Uchovávání osobních údajů po skončení pracovního poměru (povinnost, resp. možnost uchovávání údajů a dokumentů bývalých zaměstnanců)

Časový harmonogram:

08:30 – 09:00 prezence účastníků

09:00 – 10:30  přednáška (1. část)

10:30 – 10:45  přestávka s občerstvením

10:45 – 12:30  přednáška (2. část)

12:30 – 12:45  přestávka s občerstvením

12:45 – 15:00  přednáška (3. část)