Průvodce digitální transformací na účtárně krok po kroku

...s firmou ThisOne, účetní firmou roku 2023

Komu je Akademie určena:

Akademie je určena převážně účetním a finančním manažerům, kteří mají kompetenci dané nástroje vybírat, nastavovat i obsluhovat. Kurz cílí na účtárny, kde je více než jeden člověk, ale spoustu tipů může pomoci i OSVČ účetním.

Obsah Akademie:

Obsah Akademie bude přizpůsoben nejnovějšímu vývoji v tomto dynamickém oboru.

1. den – úterý 5. 11. 2024

Začátečníci

Faktury přijaté

Předáme know-how o kompletním workflow dokladů přijatých. Ukážeme, jak pomocí základních pracovních nástrojů (mail, Google Disk, Dropbox) zajistit automatizovaný příjem dokladů od externích i interních partnerů tak, aby se od první chvíle šetřil čas na straně účetní i partnera bez vícenákladů.

1. Fakturační email
2. Formáty faktur
3. Legislativa
4. Ukázka vyčítání a napojení účetní program
5. Zaškolení na agregované kontroly seniora
6. Ukázka různých workflow schvalování
7. Příkazy k úhradě přímo z účetnictví
8. Souhrn požadavků pro výběr nástrojů 

Účtenky

Ukážeme všechny možné procesy zadávání pokladních dokladů přes propojené aplikace, importy, vyčítání i hromadné zaúčtování vč. konkrétních příkladů.

Banky

1. Zaúčtování banky importním souborem
2. Automatické účtování – homebanking
3. Automatické párování
4. Příkazy k úhradě zajistit automatizovaně 

Sklady

1. Přímá integrace účetního sw na e-shop
2. Vedení skladů přímo v účetním programu a automatické účtování 

Tržby

Projdeme různé možnosti účtování tržeb. Vysvětlíme úroveň detailu účtování tržeb pro reporting. Ukážeme importní soubory a přímé napojení e-shop s účetním programem. 

Interní doklady

Projdeme různé možnosti účtování interních dokladů – import, příprava, doklady trvalého účtování, časové rozlišení

 2. den – středa 13. 11. 2024 

 Pokročilí

 Příprava na automatizaci krok po kroku

 Rozložení práce týmu a jeho adaptace na nové nástroje a role na účtárně

1.  Potřebná kapacita jednotlivých rolí na účtárně
2.  Složení týmu a jeho nové role
3.  Psychologická adaptace a zajištění angažovanosti týmu na změnách a vizích 

 Timesheety a příprava na automatizace

1.  Nastavení agend jako faktoru pro vyhodnocení nasazení automatizací a nových nástrojů
2.  Sledování a vyhodnocování rentability klientských zakázek
3.  Sledování a vyhodnocování utilizace lidí a kapacit
4.  Plánování tržeb vs. kapacita týmu jako podklad pro dlouhodobé rozhodování
5.  Souhrn požadavků pro výběr nástrojů 

Cloud

Probereme výhody a nevýhody cloudového řešení a doporučené nástroje.

GDPR a účetní data

Elektronická archivace dokumentů

Co a jakým způsobem archivovat? Na co si dát pozor.

IT zázemí a bezpečnost

Vysvětlíme hlavní požadavky z pohledu bezpečnosti a efektivního využití nástrojů. Ukážeme, jak posoudit nákladovou stránku vybíraných technologií.

1. GDPR v rámci elektronických úložišť a komunikací
2. Kritéria účetního SW, případný přechod na nový účetní sw nebo jeho vyšší verzi
3. Nastavení a práce s pracovními nástroji – laptop
4. Využívání, nastavení, propojení jednotlivých aplikací
5. Nastavení práv a rolí lidí v týmu do jednotlivých sw a aplikací
6. Sdílené úložiště
7. Interní a externí komunikace
8. Požadavky pro výběr vhodných nástrojů (soulad s legislativou) 
9. Názor bezp. experta a praktická ukážka hrozieb

3. den – úterý 19. 11. 2024 

Profíci

EDI, API

Reporting účetních dat

Projdeme konkrétní reportingové sestavy přímo z účetních dat dostupných na pár kliknutí.

1. Pravidelný přehled závazků a pohledávek vč. procesního využití
2. Měsíční výsledovky vč. vyhodnocení
3. Reporty na míru – jak jednoduše sestavit definovatelný výkaz přímo v účetním programu i mimo něj s automatizovaným napojením

Ukázka praktických řešení

• Co je RPA a na jaké procesy se využívá
• Konkrétní příklady využití na účtárně
• Úspory, ceny, návratnost, přínosy, náklady 

1. RPA (Roboti)
2. ABRA Flexi - automatické sťahovanie bánk cez API, automatické zaúčtovanie, automatické prenosy faktúr z shoptet do Abra Flexi, možnosť automatickej prefakturácie, automatické časové rozlíšenie
3. Odoo - Predstavenie robustného ERP systému Odoo od partnerskej firmy systee - spracovanie hlavne modulu účtovníctva, skladov, reportingu a automatizované operácie nad účtovníctvom, prenosy platieb skrz API
4. wFlow - Praktická prezentácia ukážka WFLOW vyčítania faktúr/ účeteniek + spracovanie karetných operácií - prezentáciu zabezpečí wflow, live prenos do účtovného systému (ukážka výhod spracovania dokladu a jeho "zaúčtovania vo wflow")
5. Capitain
6. AI (GPT, Copilot)